Vacature Office Manager

stadsontwerp Logo stadsontwerp Logo

wordt jij onze nieuwe office manager?

Office Manager advies bureau

De organisatie

is een toonaangevend adviesbureau op het gebied van stedenbouw- en landschapskundige vraagstukken. Wij hebben gedurende ons 35-jarig bestaan een diversiteit aan projecten voor opdrachtgevers mogen uitvoeren in zowel binnen- als buitenland. We zijn een collegiaal team dat probeert het beste uit onszelf naar boven te halen met ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en hebben daarbij respect voor elkaar. We zijn gehuisvest in een karakteristiek pand in het centrum van Rotterdam, een fijne en inspirerende werkplek.

De functie

Voor ons bureau zijn wij op zoek naar een gedreven en ondernemende

Office Manager (16-24 uur verspreid over 3-4 dagen). Iemand die een kei is in het organiseren en uitvoeren van alle office ondersteunende zaken. Een uitdagende en zeer afwisselende functie waarbij je het management ontzorgt en tevens spil bent binnen de organisatie.

Kerntaken

Verlenen van secretariële en administratieve ondersteuning aan het management, dat bestaat uit het type 'moderne professional' en in grote mate zelfredzaam is, maar ondersteuning behoeft op het gebied van agendamanagement, mailboxbeheer, bewaken en opvolgen van actiepunten, zorgen dat gemaakte afspraken worden nagekomen, coördineren van interne projecten en beantwoorden van vragen uit de organisatie. Daarnaast bestaan de werkzaamheden uit financiële administratie (Snelstart) zoals het opstellen van facturen, crediteuren/debiteuren beheer en afstemming met de accountant. Veel regel- en organiseerwerk, dus! Eveneens: ondersteunen op het gebied van HR, het organiseren van bijeenkomsten en evenementen. Voeren van diverse administraties. Regelen van facilitaire zaken (pand- en voorraadbeheer, opvolgen van allerhande praktische zaken). Betrokken bij het beschrijven van procedures, werkprocessen, externe communicatie en het bijhouden van de website en social media. Daarnaast is het redigeren van teksten een van de taken.

Succesfactoren

HBO werk- en denkniveau. Ervaring in een soortgelijke functie binnen een organisatie met hoog opgeleide professionals, bij voorkeur werkend binnen de creatieve sector. De ideale kandidaat bevindt zich op trede 2 of 3 van de carrièreladder en kan en wil zich nog volop ontwikkelen. Heeft affiniteit met stedenbouw / landschapsarchitectuur / architectuur. Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels. Kennis van Duits en Frans is een pré. Vaardig met automatisering; werken met verschillende devices en thuis in (cloud)software waaronder Office 365 (MS Office, MSTeams, WordPress, bij voorkeur ook Indesign).

Een prettig persoon met een open karakter. Enthousiast, communicatief vaardig, prettig assertief. Een ondernemend persoon die proactief en oplossingsgericht te werk gaat en niet afwachtend is. Slagvaardig, efficiënt, snel in denken en doen. Positieve grondhouding en flexibel. Goed in het behouden van overzicht en het aanbrengen van structuur. Empathisch. Accuraat. Discreet.

Wat bieden wij

- Een marktconform salaris

- 30 vrije dagen op jaarbasis (voor voltijdscontract, naar rato bij parttime)

- Deelname aan een pensioenfonds

- Reiskostenvergoeding woon/werk

- Een uitdagende & zelfstandige baan binnen een prettig team

Interesse?

Stuur je motivatie en CV per e-mail naar

Wil je liever eerst meer informatie? Bel ons dan gerust op .

bureau voor stadsontwerp

Crooswijksesingel 50 - i

3034 CJ Rotterdam

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Actueel

• Toegewezen WBI subsidie
• wordt jij onze nieuwe office manager?
• Start bouw BuiteNOM Berkel en Rodenrijs
• Goede wijk herstructurering helpt álle bewoners
• Terugblik 35 jaar!
• Support voor sport

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Unknown via Unknown of Unknown. Of bezoek hun website Unknown.